Як правильно написати звіт через 10 кроків
У наш день, як на робочому місці, так і поза нею, Це не рідкість, що з якоїсь причини ми повинні підготувати доповідь для обліку будь-якої ситуації чи проблеми .
Необхідно подати скаргу, подати запит або просто документувати конкретну ситуацію, це буде тип документа, який ми, як правило, напишемо. Але деякі люди можуть виявити складність, щоб скласти звіт. Ось чому в цій статті ми надаємо вам низку заходів щодо написання звіту на загальному рівні.
Що таке звіт?
Звіт - це тип документа, написаного в прозі, який виконується з метою того, щоб людина, яка її виконує, міг повідомити про ситуацію або тему іншим людям. Звичайно вони зазвичай спрямовуються на вищі інстанції (наприклад, до міської ради або до вищого керівництва) , хоча ви також можете знайти звіти, спрямовані на те, щоб повідомити професію, відмінну від нас, щоб ви могли працювати з тими самими даними та контрастувати або розширювати їх.
Існує велика кількість типів звітів, які можуть мати різні цілі та диференційовані структури. Проте ця стаття пропонує скласти звіт, який враховує загальну структуру будь-якої з них.
Кроки для підготовки звіту
Під час підготовки звіту ми повинні мати на увазі, що, по-перше, нам доведеться думати про те, як, коли і чому ми збираємося це зробити , Згодом цей звіт буде складено на основі ситуації, яка буде відображена, і попередніми міркуваннями.
Нижче наведено кілька корисних кроків для правильного написання звіту.
1. Яку мету ми маємо?
Перш ніж почати писати, ми повинні подумати про те, що ми хочемо досягти за допомогою нашого звіту. Чи будемо ми вимагати вирішення проблеми або просто зберігати дані, щоб використовувати їх пізніше? Ми хочемо відобразити наукове дослідження чи подати скаргу? Ми повинні враховувати це, щоб вибрати тип звіту, який найбільш відповідає справі.
2. Пам'ятайте про тип тексту, який ви збираєтеся використовувати
Не всі звіти однакові, кожен з яких має свої відмітні характеристики. Наприклад, виразний звіт відображатиме дані без будь-якої інтерпретації щодо них, оскільки неможливо зробити висновки , тоді як тип демонстрації вимагатиме від суб'єкта розробки гіпотез та їх випробування, щоб отримати ряд результатів та висновків.
3. Обмірніть ціль
Не тільки це має значення, що або що, але також ви повинні думати про те, яка громадськість має наш звіт як мета , Це дозволить нам адаптувати рівень мови як до наших потреб, так і до цієї аудиторії.
4. Підбір та аналіз інформації
На підставі попереднього кроку важливо зібрати інформацію, яку ми хочемо надати, і структурувати її належним чином, щоб наш дискурс мав спільну нитку. Також слід враховувати тип даних, які необхідно відобразити, а також інформацію про те, яким чином або як отримано інформацію. .
5. Ми можемо використовувати графічні елементи
Хоча це залежить від типу звіту, можна використовувати візуальні елементи, які полегшують розуміння даних , Ми згадуємо, наприклад, про використання стрічкових графіків для аналізу частот або аналізу прибутку та витрат.
6. Назва
Хоча це може здатися дурним, щоб згадати це, правильно керувати звітом чітко, щодо теми, що тягне за собою його реалізацію, і легко зрозуміти це те, що значно полегшує його розуміння читачами.
7. Напишіть вступне слово
У цьому першому розділі розглянутої доповіді ми зробимо короткий огляд теми, яка буде розглянута у звіті , У ній має з'явитися мета реалізації зазначеного звіту та проблеми, яка породжує потребу в її існуванні та в контексті, в якому вона відбувається.
8. Розширює ідеї та пояснює, що було досліджено в розробці
У тілі доповіді ми організовуємо та розширюємо інформацію про те, що сталося або досліджено , залишаючи ясно методи та дії, які показують, як ситуація була створена або виконана, і як отримати дані. Якщо це звіт, що відображає розслідування, буде включено такі аспекти, як теоретичні моделі та дослідження ситуації.
9. Зробіть висновок
У останній частині звіту кінцевий результат того, що було досліджено та відображено у звіті, або запит чи пропозиція, повинні бути відображені що робиться для вирішення ситуації. Він має бути чітким і зрозумілим.
10. Мова, яка буде використана
Важливо, щоб мова була ясною та лаконічною у всьому. Вона має бути написана формально і об'єктивно, у третій особі і пасивним голосом. Факти повинні бути відокремлені від висновків, зроблених (якщо є) і вони повинні мати справу безпосередньо з даними, з якими вони мають справу, коли вони лікуються.
