Ділове спілкування: загальні типи, характеристики та помилки
Ми живемо в суспільстві, де значна частина ринку праці налаштовується на основі бізнес-середовища. Незалежно від того, чи це великі транснаціональні підприємства, малі та середні підприємства, сімейні підприємства або навіть індивідуальні послуги, всі вони повинні враховувати, що важливим елементом їх виживання є узгодженість у організації та спілкуванні між їхніми сторонами, з тим щоб об'єднати зусилля та прагнути до спільної мети.
У цьому сенсі ми можемо це підтвердити Ділове спілкування є одним з ключових елементів, коли організація , особливо якщо вона має деяку складність, працює належним чином і може адаптуватися і виживати. І мова йде про це повідомлення про те, про що ми будемо говорити в цій статті.
- Пов'язана стаття: "Психологія роботи та організації: професія з майбутнім"
Що таке ділове спілкування?
Це розуміється як ділове спілкування з набором процесів, що виконуються компанією або її частиною, для того, щоб робити інформацію про подорожі як всередині різних відділів, так і посад компанії, або якщо ми говоримо про спілкування компанії ззовні.
Важливо пам'ятати, що, як правило, таке спілкування не тільки означає можливість видачі інформації, а й включає факт його отримання: Ми стикаємося з взаємним обміном даними .
Хороший діловий зв'язок сприяє тому, що всі члени компанії можуть залишатися мотивованими і що їх дії можуть бути відомі, зменшуючи непевність як працівників, так і лідерів щодо стану того ж самого. Це також полегшує взаємодію та покращує робоче середовище , на додаток до підвищення продуктивності та більш оптимального реагування на будь-які випадки.
Загальні цілі
Цілі ділового спілкування легко зрозумілі. Внутрішньо, з одного боку, це дозволяє створювати узгоджену організацію та отримувати інформацію та результати, отримані від її різних відділів або працівників, а також цілей та корпоративного бачення компанії, яка буде створена та передана.
Також полегшує розуміння того, що чекає від кожного працівника , а також розуміння реальностей, з якими має стикатися кожен з них. Це також сприяє тому, що кожен працює у тому ж напрямку, і можна дізнатись про нові способи виконання власних обов'язків.
На рівні спілкування з зовнішнім світом, ділове спілкування має важливе значення для контактів із засобами масової інформації та створення позитивного іміджу самої компанії, а також для аналізу цільової аудиторії та оцінки їх потреб. Це також дозволяє нам навчитися залучати потенційних клієнтів та оцінити зміни, властиві динамічному та життєздатному суспільству, в якому ми живемо, щось принципове для того, щоб передбачити та зіткнутися з можливими труднощами та адаптуватися до навколишнього середовища.
Для того, щоб комунікація була ефективною, необхідно, щоб сама компанія створювала для цього ефективні канали, а також розширювала можливості передачі інформації через свої дії, створюючи засоби для спілкування, а також працюючи активно, щоб не було ніякої невизначеності Що стосується того, що вимагається і шукається в рамках організації.
Важливо також працювати як на формальних, так і на неформальних аспектах, а також на оцінку потреб та думок різних працівників. Емпатія також є фундаментальною, а також хорошим регулюванням та плануванням механізмів зв'язку.
- Може бути, ви зацікавлені: "Фірмовий стиль: що це таке, як він визначає організації"
Різні види ділового спілкування
Не всі компанії та організації спілкуються однаково, і є різні види та класифікації ділових комунікацій на основі різних критеріїв.
1. Внутрішня і зовнішня
Перша така, яка встановлює відмінність між внутрішньою та зовнішньою комунікацією, перша - це та, що відбувається між різними підрозділами та працівниками самої компанії, а друга - для встановлення зв'язку з навколишнім середовищем.
2. Двосторонній і однонаправлений
Крім того, ми також можемо знайти стилі ділових комунікацій з більшим чи меншим рівнем інтерактивності, будучи в змозі знайти з найбільш звичайних двонаправлених повідомлень, в яких відправник і одержувач взаємодіють і обмінюються інформацією до мононаправленої, в якій надсилається лише одне повідомлення, як правило, з позицій влади, до одержувача, який не має можливості відповісти .
3. Зростаюча, низхідна та горизонтальна
В рамках внутрішнього ділового спілкування організації ми можемо знайти три великі типи залежно від місця, де починається інформація, і положення між відправником і одержувачем того ж повідомлення. Ми говоримо про низхідне спілкування, коли комунікативний акт здійснюється від відправника з вищою оплатою, ніж отримувач.
Коли це підпорядкований, хто видає повідомлення його начальству, ми б говорили про висхідне спілкування. В обох випадках ми зіткнемося з типом вертикальної комунікації, тобто спілкування, в якому суб'єкти, що підтримують комунікативний акт, мають нерівноправність з точки зору влади (існує ієрархія між ними).
Інший великий тип комунікації - це горизонтальне спілкування, яке встановлюється між особами, які мають однакову позицію і знаходяться на одному рівні ієрархії.
4. Формальний та неформальний
Нарешті, слід зазначити, що в діловому спілкуванні ми можемо виявити існування двох різних типів каналів зв'язку: формальних та неформальних. Перше, де технічні аспекти, як правило, розглядаються і пов'язані з самими завданнями, будучи своєрідним шанобливим спілкуванням і орієнтовані на причину та цілі компанії.
Проте в неформальному повідомленні зазвичай встановлюються більш гнучкі та природні зв'язки , орієнтоване насамперед на міжособистісні відносини і найчастіше надає найбільший вплив на добробут праці. Останнє дуже сильно залежить від того, хто його виконує, і може перевершити робоче місце, і його важко контролювати організація.
Можливі загрози до хорошого спілкування
Факт підтримки ефективного ділового спілкування є фундаментальним, але це не просто. І потрібно враховувати існування високого рівня мінливості в ситуаціях, які можуть виникнути, а також існування непорозуміння, зловживання та труднощі в спілкуванні компанії .
1. Відсутність послідовності
Один з факторів, який найбільше впливає на те, що спілкування дійсно корисний, - це довіра до емітента та розгляд одержувача повідомлення. Прикладом цього може бути існування диссонансів між тим, що сказано і що сказано. робиться, не зберігаючи емітентів спосіб дії відповідно до випущених повідомлень .
Останнє може статися у будь-якого працівника компанії, незалежно від їхньої ієрархічної позиції, або якщо вони спілкуються з начальником, підлеглим чи людиною на тому ж рівні ієрархії і створюють серйозні наслідки для обох суб'єктів (залежно від ситуації в кінцевому підсумку можуть вважатися погано або навіть звільнятися), як для організації (створення нижчого рівня довіри до людини і у разі наявності високої позиції навіть в організації).
Точно так само і, наприклад, у випадку великих компаній з великою кількістю відділів, якщо існують розбіжності між показниками влади чи посиланням у компанії, можливо, може сформувати ситуацію, в якій працівник насправді не знає, до чого повинно йти керівництво щось, що може спричинити фрустрацію та недовіру.
Аналогічно, необхідно бути дуже обережним з інтерпретацією повідомлень, оскільки існування амбівалентності може призвести до того, що різні відділення або працівники прийдуть до тлумачення протилежних речей. Яке ділове спілкування шукає саме для забезпечення внутрішньої організації та узгодженості, так що незрозумілі повідомлення з різними інтерпретаціями можуть викликати невизначеність і сумніви в одержувачах повідомлення.
2. Відсутність емоційного зв'язку
Інша проблема виникає в тому, як відбувається спілкування. Наприклад, в деяких організаціях може виникнути труднощі у формуванні почуття емоційної прихильності, що у працівників може спричинити меншу прихильність та продуктивність, а в користувачів - брак інтересу та пошук інших альтернатив. Варто оцінити, що все, що зроблено , і навіть те, що не є, в основному комунікативний.
Таким чином, саме повідомлення є не тільки важливим, але і способом його передачі: це не те ж саме або пропонує ті самі відчуття електронною поштою, як зустрічі особистої зустрічі або пошук реального контакту.
3. Нерозуміння контексту
Це також слід оцінювати адаптація до поточної ситуації та соціальних успіхів , а також особливості самої ситуації. Наприклад, у все більш глобалізованому суспільстві, де нові технології дозволяють одночасно швидко спілкуватися з великою кількістю людей, може знадобитися аналіз та інвестування в політику комунікації, яка враховує силу мереж і як правильно передавати потрібну інформацію, на додаток до оцінки контактів з потенційними клієнтами з інших регіонів світу.
Аналогічно, необхідно також оцінити власну ситуацію компанії, щоб не брати на себе більше, ніж може покривати, оскільки необхідно враховувати ситуацію в компанії в цілому.
Іншою проблемою може бути зміст наданих повідомлень: можливо, що хоча це повідомлення існує, він не передає або не розуміє змісту, який буде потрібно передавати. Цілком можливо, що він зосереджується на досить додаткових аспектах і уникає, наприклад, орієнтації чи цілей, які має мати певна посада, або що вони визнають належним існування знань, які ніколи не були висловлені чітко .
4. Ізоляція та відсутність комунікації
Нарешті, можливо, найважливішою проблемою, яку можна екстраполювати з усіх попередніх, є те, що реального спілкування немає.
Найбільш яскравим прикладом є стійке та безперервне використання моноорієнтованого спілкування, яке може спричинити стагнацію та нерозуміння того, що відбувається в самої організації. На щастя, сьогодні вона найменш використовується саме тому, що вона найменш ефективна та корисна.
Це також можливо що різні позиції не мають адекватних механізмів зв'язатися навіть якщо їхні думки будуть почуті, існує менше можливостей для зворотного зв'язку або навіть ті різні частини компанії не мають контактів один з одним. Потрібно активно стимулювати цю взаємодію.
Бібліографічні посилання:
- Андраде, Ораціо. (2005). Внутрішня організаційна комунікація: процес, дисципліна та техніка. Іспанія: Гесбібло, С. Л.
- Бріллюен, Л. (2004). Теорія науки та інформації. Мінеола, Н.Ю .: Дувр.
